Как организовать бизнес-завтрак с максимальной отдачей?

Бизнес-завтрак — дело тонкое. По сути, это презентация в особом формате для небольшого круга лиц высокого статуса. Основным блюдом всегда является неформальное общение, но и само угощение играет немаловажную роль.

Если правильно организовать мероприятие, можно не только донести важную информацию до ключевых лиц, но и выстроить отношения, укрепить связи, которые, как известно, решают все.

Однако, важно понимать, что бюджет такого мероприятия априори не может быть слишком скромным. Как получить от вложений в организацию бизнес-завтрака максимальную отдачу? Своим опытом поделилась директор Агентства коммуникаций ПРЕМЬЕР Ирина Заболотская.

Совмещаем приятное с полезным

Главный интерес гостей бизнес-завтрака всегда составляет по-настоящему важная и интересная для них тема. Чем лучше сформулирована и раскрыта тема во время деловой части мероприятия, тем более прямым и предметным будет последующий неформальный разговор. А ведь именно это и нужно принимающей стороне, то есть организаторам бизнес-завтрака.

Например, темой одной из встреч Сбербанка с представителями рынка недвижимости Перми стали новые условия сотрудничества в сфере ипотечного кредитования, а компания ТелекомПлюс в 2011 году выбрала тему: Налоговые проверки и проверки внебюджетных фондов. Это, я считаю, удачные примеры.

Неинтересная тема убивает мероприятие на корню - люди пьют кофе, вопросов не задают и ждут, когда можно будет уйти, не нарушая правил приличия.

Сколько будет стоит организация бизнес-завтрака, зависит от статуса мероприятия. И на некоторых вещах действительно можно сэкономить. Но сначала о том, на что не стоит жалеть средств и времени. Это техническое оснащение для деловой части мероприятия и выбор площадки.

Кому-то нужно сразу все: микрофон и колонки, компьютер и проектор, флип-чарт или витрина с образцами. Кому-то лишь часть ? зависит от размеров зала и задач спикера. Главное, чтобы информация была представлена наглядно и каждому гостю все было хорошо слышно и видно.

А вот официанты на бизнес-завтраке должны быть тише воды, ниже травы. По правилам, им вообще не стоит разговаривать с гостями. Чтобы присутствующие могли сделать заказ во время всего мероприятия, желательно подготовить специальные карточки с перечнем блюд и напитков в комплекте с карандашом.

Что касается места проведения, то критерии выбора ? общая атмосфера заведения, соответствующая требуемому статусу и при этом располагающая к общению в группе, хорошая освещенность, качество кухни. Не обязательно выбирать дорогой пафосный ресторан, можно провести бизнес-завтрак в хорошем кафе. В особых случаях можно выбрать компактный конференц-зал, в котором можно обеспечить нужную атмосферу.

На чем можно сэкономить? Во-первых, на оформлении зала. Вполне можно ограничиться заставкой на экране и мобильным стендом. Но цветочные композиции на столиках очень радуют глаз.

Во-вторых, еда. Она должна быть в меру разнообразной, хорошо приготовленной, но простой и лаконичной. Можно выбрать классические утренние рецепты. Сложных или слишком ярких блюд в меню быть не должно, иначе они будут отвлекать участников от темы мероприятия.

Вопрос о найме профессионального ведущего надо решать индивидуально. Поскольку бизнес-завтрак предполагает минимум формальностей, роль модератора-ведущего может взять на себя представитель компании. Так сказать, на правах хозяина. Но это не догма ? иногда правильнее поручить эту задачу профессионалу, который сумеет организовать пришедших, снять возникшее напряжение, заполнить техническую паузу. Например, Герман Греф с удовольствием ведет мероприятия сам, но ведь не всем дана такая харизма.

Общий бюджет мероприятия может составить от 50 до 200 тысяч рублей в зависимости от количества участников и запросов по конкретным позициям.

Основные статьи расходов:

? Аренда площадки + питание + работа официантов;

? Техническое оборудование;

? Ведущий;

? Технический персонал ? звуко-видео-операторы, фотограф, хостес на регистрации;

? Пригласительные;

? Раздаточные материалы ? комплекты по количеству участников;

? Подарки на память;

? Оформление зала и столов;

? Услуги агентства по организации мероприятий.

Важные детали

Приглашение на завтрак, даже с приставкой бизнес, должно исходить от человека, который знает потенциального гостя лично. Очень важно оповестить гостей заранее, чтобы они включили мероприятие в свой календарь, а накануне еще раз напомнить. Последний пункт гарантирует, что вы будете довольно точно знать количество участников. Кстати, вручать печатные приглашения желательно, но необязательно, как правило, достаточно электронного письма и подтверждающих звонков.

В основном, завтрак назначают на 9 ? 10 утра. В некоторых случаях есть смысл рассадить участников определенным образом, например, вместе с представителями компании. Если участники не знакомы между собой, то желательно предусмотреть некую процедуру представления гостей.

В завершение бизнес-завтрака стоит воспользоваться случаем и вручить гостям не только сопроводительную полиграфию, но и что-то приятное и напоминающее о компании.

Итак, бизнес-завтрак стоит проводить, когда нужно совместить доведение значимой информации до ключевых персон, а также неформальное общение и получение непосредственной обратной связи.

Внимание к деталям и правильное понимание цели мероприятия повышает шансы получить от бизнес-завтрака именно тот результат, на который вы рассчитывали ? решение важных деловых вопросов в приятной атмосфере.