Как четыре человека ведут бухгалтерию 50 компаний и не теряются в отчетности и сроках

На бухгалтерии экономить нельзя — эту мысль в «Авалоне» повторяют как рабочее правило, проверенное годами практики. Руководитель компании Елена Вдовичева слишком часто видела, к чему может привести небрежность в отчетности.

— Я всегда говорю, если бухучет выстроен правильно — ваш бизнес будет расти. Если нет, вы вспомните про бухгалтерию дважды: в декабре, когда надо будет сдавать отчет, и в январе, когда вам насчитают огромные налоги, — объясняет Елена Вдовичева.

«Авалон» существует с 2011 года и ведет бухгалтерский учет на аутсорсе для малого бизнеса, ИП и НКО. Сейчас в работе больше пятидесяти клиентов, а в штате всего четыре специалиста. И при таком соотношении ключевую роль играет не количество людей, а то, как устроены процессы. По мнению директора, огромную роль здесь играют цифровые сервисы, которые позволяют держать всё под контролем: оперативные документы, отчеты, законодательные нововведения.

В компании ведут полный цикл учета от кадровых вопросов до сдачи отчетности в контролирующие органы. Клиенты — из разных сфер: медицина, строительство, торговля, общепит, услуги. Несмотря на небольшой штат, компания обслуживает десятки клиентов без ощущения постоянного перегруза. Во многом за счет того, что часть рутинных операций автоматизирована.

Один из основных инструментов в ежедневной работе команды — Контур.Экстерн. С помощью этого сервиса специалисты «Авалона» отправляют отчетность в налоговую, Социальный фонд, Росстат и другие ведомства.

Для бухгалтерии, где одновременно ведется несколько десятков компаний, особенно важно не пропускать сроки и вовремя отслеживать изменения в требованиях. В работе помогают встроенные таблицы и уведомления: видно, какие отчеты уже отправлены, какие еще нужно подготовить, где появились новые задачи.

— Раньше мы стояли в очередях, чтобы сдать отчетность. Честно, приезжали к налоговой и в 6 утра, и в 7 утра, занимали очередь, ждали открытия. Сейчас я вообще не представляю, как можно работать без Контура. Отчет можно отправить хоть в 23:59 — нажал кнопку, и всё готово, — рассказывает Елена Вдовичева.

Сложности начинаются, когда меняются ставки или порядок расчета взносов. Перепроверить более 50 компаний — это огромный труд. Но сейчас система позволяет увидеть расхождения и исправить ошибки до отправки в ведомства.

— Мы можем перезагрузить старый отчет, сформировать новый и проверить, всё ли сходится. Такая система проверок дает уверенность, что ты сдаешь верный отчет в налоговую и другие ведомства. Это большая ответственность, а мы всё же люди, а не роботы, — объясняет специалист.

Отдельно отмечают работу технической поддержки. В «Авалоне» рассказывают, что специалисты Контура оперативно отвечают даже в периоды высокой нагрузки, когда бухгалтеры работают допоздна.

Еще один сервис, который в компании используют ежедневно, — Контур.Диадок. Через него «Авалон» обменивается документами с клиентами и контрагентами. Электронный документооборот здесь используют с самого момента основания, и всех новых клиентов призывают переходить именно в эту систему.

— В сервисе Диадок мы работаем каждый день, уже не представляем жизни без него. Это гораздо больше, чем просто почтовый ящик для документов. Всё быстро, понятно, ничего не теряется, — говорит Елена Вдовичева.

За годы работы в «Авалоне» использовали и другие решения — например, сервис Светофор от Контур.Фокуса. Это простая и понятная система, которая помогает в пару кликов проверить контрагента, увидеть важную информацию о компании и заранее обратить внимание на возможные риски. Для бухгалтерии на аутсорсинге такой дополнительный контроль становится частью повседневной работы.

Но, как отмечают сотрудники, со временем главное преимущество оказалось не в отдельных функциях, а в том, что все сервисы работают на одной платформе, которую можно самостоятельно дополнять по мере необходимости.

— Контур — это уже целая среда для работы, где есть вся информация о налогах, законах и изменениях. Здесь собраны отчетность, документооборот, проверки и взаимодействие с госорганами. Когда все процессы связаны между собой, работать становится намного проще, — говорит Елена Вдовичева. — Работа становится более предсказуемой и управляемой даже при большом количестве клиентов и постоянных изменениях правил.

Скорость, точность и оптимизация — именно на этом сегодня держится работа многих компаний в Перми, где цифровые сервисы уже давно стали частью повседневной практики. В этом году Контур выступает стратегическим партнером Народной премии 59.RU. Премия рассказывает истории бизнеса, за которым стоит реальное доверие жителей города.

Экосистема для бизнеса Контур: kontur.ru.

_{АО «ПФ „СКБ Контур“. ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19а.}